Novel, Forward-Looking Planning Tool Allows Management to Anticipate and Reverse Inventory Buildup

Ein neuartiges, zukunftsweisendes Planungstool ermöglicht es dem Management, den Bestandsaufbau vorherzusagen und zurückzuführen

The analysis and development of the inventory planning tool drove a distinct change in behavior across the organization to foster better inventory forecasting. The Strategic Decisions Group established new processes to ensure data consistency and effectiveness. Specific timelines were put in place for data updates and analysis, so that data would be consistent across the multiple sources and the results would be comparable from month to month.

 

Situation Analysis

Management at a global life science company was growing increasingly concerned as inventory stock accumulated, creating a burden on cash flow even as corporate earnings increased. Inventory buildup had been aggravated by the acquisition of several production facilities whose previous owners had managed for maximum utilization. The corporate planning team began looking for options to streamline operations and improve cash flow.

The team had limited visibility on the outlook for inventory, as the information was segmented and spread across multiple databases. In addition, each facility had its own legacy production planning system. The CEO realized that the first step to reducing inventory would be to develop a single, transparent view of future inventory stock that would be consistent across the different facilities. Strategic Decisions Group was brought in to develop a tool that would provide insight into future inventory levels for all facilities.

 

Discovery and Solutions

The SDG engagement team started with a deep dive to understand the existing business processes and identify the challenges, such as multiple disparate data streams, outdated or duplicate data, and different IT platforms. The team then set about developing an easy to use, flexible, integrated tool that could account for changes in inventory over time. A dashboard of charts displayed the most important metrics in an easy-to-understand manner. This custom tool was designed to provide valuable insights to both the planning team for daily scheduling and management for reviewing inventory buildup and reporting to investors.

The analysis and development of the inventory planning tool drove a distinct change in behavior across the organization to foster better inventory forecasting. SDG established new processes to ensure data consistency and effectiveness. Specific timelines were put in place for data updates and analysis, so that data would be consistent across the multiple sources and the results would be comparable from month to month.

 

Results and Impact

This novel tool and the associated processes that were developed left a lasting impact on the organization. With the new inventory planning tool in place, management was now able to see the buildup of inventory and trace it to specific materials and processes. The tool could pinpoint the top-contributing inventory items, allowing the planning team to focus its efforts on those areas that would have the greatest impact. The team was able to forecast inventory buildup and prevent accidental overstocking or shortages of raw materials.

With this tool in place, management and the planning team benefited from improved inventory visibility and consistency across facilities. The tool allows the planning team to understand the impact on inventory every time the production plan is updated. Management can now review a uniform set of outputs across all facilities, making comparisons easier.

Die Analyse und Entwicklung eines Inventurplanungstools führte zu einer deutlichen Verhaltensänderung in der gesamten Organisation, hin zur Förderung einer besseren Bestandsprognose. Um Datenkonsistenz und -aussagekraft des Tools dauerhaft sicherzustellen, etablierte die Strategic Decisions Group neue Prozesse für das Planungsteam. Es wurden spezifische Zeitpläne für die Aktualisierung und Analyse von Daten eingerichtet, so dass die Daten über die verschiedenen Quellen hinweg konsistent und die Ergebnisse von Monat zu Monat vergleichbar sind.

 

 

Ausgangssituation

Die Geschäftsleitung eines globalen Life-Science-Unternehmens beunruhigte die Tatsache, dass der Cashflow durch steigende Lagerbestände belastet wurde, obwohl die Unternehmehensgewinne stiegen. Der Aufbau von Lagerbeständen wurde durch den Erwerb mehrerer Produktionsanlagen verstärkt, deren Vorbesitzer auf maximale Auslastung zielten. Das Planungsteam des Unternehmens begann nach Möglichkeiten zu suchen, den Betrieb zu rationalisieren und den Cashflow zu verbessern.

Die Bestandsentwicklung war für das Team nur eingeschränkt vorauszuschauen, da Informationen segmentiert waren und sich auf mehrere Datenbanken verteilten. Darüber hinaus verfügte jedes Werk über ein eigenes Produktionsplanungssystem. Der CEO erkannte, dass der erste Schritt zur Reduzierung des Lagerbestands die Entwicklung einer einzigen, transparenten Darstellung über den zukünftigen Bestand sein musste. Diese müsste zudem für alle Standorte einheitlich sein. Die Strategic Decisions Group wurde daraufhin beauftragt, ein Programm zu entwickeln, das Einblick in die zukünftigen Lagerbestände aller Anlagen bieten sollte.

 

Erkenntnisse und Lösungen

Zu Beginn des Projekts führte das Team von SDG eine ausführlichen Analyse des Status-Quo durch, um die bestehenden Geschäftsprozesse zu verstehen und die Herausforderungen zu identifizieren. Herausforderungen waren unter anderem mehrere verschiedene Datenströme, veraltete oder doppelte Datensätze und unterschiedliche IT-Plattformen. Das SDG-Team entwickelte daraufhin ein benutzerfreundliches, flexibles, integriertes Planungstool, das im Laufe der Zeit Änderungen im Inventar berücksichtigen kann. Ein Dashboard mit Diagrammen zeigt die wichtigsten Kennzahlen auf verständliche Weise an. Dieses integrierte Tool wurde konzipiert, um dem Planungsteam eine Unterstützung für die tägliche Produktionsplanung zu bieten und der Geschäftsleitung sowohl wertvolle Einblicke in die Bestandsaufnahme zu ermöglichen als auch Informationen für die Berichterstattung an die Anleger bereitzustellen.

Die Analyse und Entwicklung dieses Inventurplanungstools führte zu einer deutlichen Verhaltensänderung in der gesamten Organisation, hin zur Förderung einer besseren Bestandsprognose. Um Datenkonsistenz und -aussagekraft des Tools dauerhaft sicherzustellen, etablierte SDG neue Prozesse für das Planungsteam. Es wurden spezifische Zeitpläne für die Aktualisierung und Analyse von Daten eingerichtet, so dass die Daten über die verschiedenen Quellen hinweg konsistent und die Ergebnisse von Monat zu Monat vergleichbar sind.

 

Ergebnisse und Auswirkungen

Dieses neuartige Planungstool und die damit verbundenen Prozesse haben die Organisation nachhaltig beeinflusst. Mit dem neuen Inventurplanungstool kann das Management nun den Aufbau des Inventars vorhersehen und auf bestimmte Materialien und Prozesse zurückverfolgen. Darüber hinaus ermittelt das Tool die Bestandsobjekte mit dem größten Wertbeitrag, sodass sich das Planungsteam auf die Bereiche im Betriebsablauf mit dem größten Einfluss konzentrieren kann. Das Team kann nun den Aufbau von Lagerbeständen prognostizieren und versehentliche Überbestände oder Rohstoffknappheit verhindern.

Mit diesem Tool profitierten sowohl die Geschäftsführung als auch das Planungsteam von einer verbesserten Bestandssichtbarkeit und Datenkonsistenz über alle Standorte und Anlagen. Das Programm ermöglicht es dem Planungsteam, bei jeder Aktualisierung des Produktionsplans die Auswirkungen auf den Bestand zu verstehen. Die Geschäftsleitung kann nun eine einheitliche Darstellung der wichtigsten Kennzahlen über alle Standorte hinweg anschauen und viel leichter Vergleiche ziehen.